Rapprochement des pièces : la demande d’achat, la commande, la confirmation, la réception et la facture concordent-elles ?

02Rapprocher maintenant · PR, PO, OC, réception, facture

03Ce que vérifie le rapprochement

Le bon de commande sert de référence. À défaut, le document suivant devient la référence : confirmation de commande, demande d’achat, facture. Toute combinaison peut donc être rapprochée, par exemple la demande d’achat avec la facture ou la réception avec la facture. S’il manque un document, le rapprochement continue avec les autres et indique quelle comparaison manque de ce fait. Vous fixez vous-même les tolérances de prix, de quantité, de date et de budget.

1. Demande d’achat face à la commandeLa commande renvoie-t-elle à la bonne demande d’achat, la demande a-t-elle été approuvée, et la commande n’a-t-elle été passée qu’après l’approbation ? En plus : centre de coûts et fournisseur demandé.
2. Plus commandé que demandéQuantité commandée supérieure à la demande d’achat, prix supérieur au prix estimé plus la tolérance budgétaire, date de livraison postérieure à la date souhaitée. Lignes sans demande d’achat et lignes demandées qui n’ont jamais été commandées.
3. Commande face à la confirmation de commandeQuantité, prix par unité de prix, date de livraison, conditions de paiement, Incoterms et devise. Aucune confirmation de commande n’est considérée comme conforme d’office : chaque écart donne lieu à une demande de précisions.
4. Commande face à la réceptionQuantité acceptée face à la quantité commandée, livraisons partielles et réceptions manquantes.
5. Rapprochement à 2 et à 3 voies avec la facturePrix facturé face au prix commandé, quantité facturée face aux quantités commandée et acceptée, montant face à quantité fois prix, total face aux lignes, numéro de commande absent de la facture.
6. Garde-fou de paiementLa facture à côté du fichier fournisseurs : nouvelles coordonnées bancaires, numéro de TVA inconnu, fournisseur inactif ou bloqué. Vous ajoutez le fichier en CSV, il reste dans votre navigateur.

04Dans la chaîne · entrées

Le Rapprochement des pièces vérifie un achat, de la demande d’achat à la facture. La Radiographie des données fournisseurs prépare le fichier fournisseurs pour le garde-fou de paiement. Le rapprochement entre réception et facture (GR/IR) en fait déjà partie. Ce qui reste bloqué ensuite court vers la fin du délai d’escompte : c’est là que le Radar des escomptes prend le relais.

1. Fournit la liste de nettoyageRadiographie des données fournisseursQuel fournisseur est en double, incomplet ou suspect ?
2. IciRapprochement des piècesLa demande d’achat, la commande, la confirmation, la réception et la facture concordent-elles ?
3. Fournit la liste de réaffectationContrôle de la matrice d’approbationQui peut approuver, et cette personne est-elle encore là ?
4. Fournit la campagne de paiement et la relanceRadar des escomptesQuel escompte expire, et qui le sauve ?

Au moins deux documents, dans n’importe quelle combinaison. Dans la version gratuite, AICTIONBOT™ lit jusqu’à 3 pages par document, avec la licence Workbench aussi les documents longs.

Tiré de nos archives, anonymisé : dans un échantillon, pas une seule des 100 confirmations de commande ne concordait avec le bon de commande dans tous les champs. Un seul projet a compté environ 130 000 cas d’exception dans la vérification des factures. Dans une analyse, plus des deux tiers des cas de fraude ont commencé par un e-mail annonçant de nouvelles coordonnées bancaires.

05Questions et réponses

Guide de Dario Kulić, KULIC Advisory, Cologne. Vingt ans d’achats dans de grandes entreprises. Ceci n’est pas un conseil juridique ou fiscal. Dernière mise à jour : octobre 2026.