Conciliación de documentos: ¿encajan entre sí la solicitud, el pedido, la confirmación, la recepción de mercancía y la factura?

02Conciliar ahora · PR, PO, OC, recepción de mercancía, factura

03Qué revisa la conciliación

La orden de compra es la referencia. Si no la hay, el siguiente documento pasa a ser la referencia: confirmación de pedido, solicitud, factura. Así se puede conciliar cualquier combinación, por ejemplo la solicitud con la factura o la recepción de mercancía con la factura. Si falta un documento, la conciliación continúa con los demás e indica qué comparación falta por ello. Las tolerancias de precio, cantidad, fecha y presupuesto las fija usted mismo.

1. Solicitud frente a pedido¿Se refiere el pedido a la solicitud correcta, estaba aprobada la solicitud y se hizo el pedido solo después de la aprobación? Además, el centro de coste y el proveedor solicitado.
2. Más pedido que solicitadoCantidad del pedido por encima de la solicitud, precio por encima del precio estimado más la tolerancia de presupuesto, fecha de entrega posterior a la fecha solicitada. Líneas sin solicitud y líneas solicitadas que nunca se pidieron.
3. Pedido frente a confirmación de pedidoCantidad, precio por unidad de precio, fecha de entrega, condiciones de pago, Incoterms y moneda. Ninguna confirmación de pedido se da por conforme sin más: cada desviación genera una consulta.
4. Pedido frente a recepción de mercancíaCantidad aceptada frente a cantidad pedida, entregas parciales y recepciones de mercancía que faltan.
5. Conciliación a 2 y a 3 vías con la facturaPrecio de la factura frente al precio del pedido, cantidad facturada frente a cantidad pedida y aceptada, importe frente a cantidad por precio, total frente a líneas, número de pedido que falta en la factura.
6. Vigilante de pagosLa factura junto al maestro de proveedores: datos bancarios nuevos, número de IVA desconocido, proveedor inactivo o bloqueado. Usted añade el maestro como CSV y se queda en su navegador.

04En la cadena · entradas

La Conciliación de documentos revisa una compra desde la solicitud hasta la factura. La Radiografía de datos de proveedores prepara el maestro de proveedores para el vigilante de pagos. La conciliación entre recepción de mercancía y factura (GR/IR) ya forma parte de ella. Lo que siga atascado después llega al plazo de descuento: ahí toma el relevo el Radar de pronto pago.

1. Entrega la lista de depuraciónRadiografía de datos de proveedores¿Qué proveedor está duplicado, incompleto o es sospechoso?
2. AquíConciliación de documentos¿Encajan la solicitud, el pedido, la confirmación, la recepción de mercancía y la factura?
3. Entrega la lista de reasignaciónRevisor de matriz de aprobación¿Quién puede aprobar y sigue estando aquí?
4. Entrega la remesa de pagos y el seguimientoRadar de pronto pago¿Qué descuento vence y quién lo salva?

Al menos dos documentos, en cualquier combinación. En la versión gratuita, AICTIONBOT™ lee hasta 3 páginas por documento; con la licencia Workbench, también documentos largos.

Del archivo, anonimizado: en una muestra, ni una sola de 100 confirmaciones de pedido coincidía con la orden de compra en todos los campos. Un solo proyecto contó unos 130.000 casos de excepción en la verificación de facturas. En un análisis, más de dos tercios de los casos de fraude empezaron con un correo electrónico sobre datos bancarios nuevos.

05Preguntas y respuestas

Guía de Dario Kulić, KULIC Advisory, Colonia. Veinte años de compras en grandes empresas. No es asesoramiento jurídico ni fiscal. Última actualización: octubre de 2026.