01Ratgeber · Belegabgleich

AICTIONBOT™ · Ratgeber

Belegabgleich: Passen Anforderung, Bestellung, Bestätigung, Wareneingang und Rechnung zusammen?

Ein Einkauf hinterlässt fünf Belege, und an jeder Übergabe kann etwas verrutschen: mehr bestellt als angefordert, bestellt vor der Freigabe, ein anderer Preis in der Auftragsbestätigung, weniger angenommen als berechnet. Der Belegabgleich legt alle fünf nebeneinander, prüft jede Position an jeder Übergabe und schreibt die Rückfragen an Lieferant und Besteller.

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AICTIONBOT™ liest Ihre Belege aus, der Abgleich selbst rechnet ohne KI nach festen Regeln. Ohne Konto, die Belege werden nur für diesen Abgleich gelesen und danach verworfen. Eine Auswertung zählt als eine der drei kostenlosen KI-Auswertungen am Tag.

02Jetzt abgleichen · BANF, Bestellung, AB, Wareneingang, Rechnung

AICTIONBOT™ Werkbank · KI liest, Regeln gleichen ab

Belegabgleich

Ergebnis: vier Urteile (Anforderung, AB-Prüfung, 2-Wege, 3-Wege), der Zahlungsschutz, Kopfdaten und Positionen nebeneinander mit Ampel und ein fertiges Rückfrageblatt an Lieferant und Besteller. Beim Öffnen stehen erfundene Beispielbelege im Abgleich, damit Sie das Ergebnis sofort sehen.

Bestellanforderung BANF

—

Bestellung PO

—

Auftragsbestätigung AB

—

Wareneingang oder Lieferschein WE

—

Rechnung RE

—
Anforderung · BANF ↔ Bestellung—
AB-Prüfung · Bestellung ↔ Auftragsbestätigung—
2-Wege · Bestellung ↔ Rechnung—
3-Wege · Bestellung ↔ Wareneingang ↔ Rechnung—

Zahlungsschutz Verbund mit Stammdaten-Röntgen

—

Der Abgleich sagt, ob die Belege zusammenpassen. Der Zahlungsschutz sagt, ob das Geld zum richtigen Lieferanten geht: Er legt die Rechnung neben den Kreditorenstamm.

Stamm: Beispielstamm, 5 Kreditoren (erfunden) Rechnung: —

    CSV-Spalten: nr, name, ustid, iban, land, letzte_zahlung, gesperrt. Die Datei bleibt in Ihrem Browser.

    Kopfdaten

    Positionen

    stimmtin ToleranzAbweichungfehlt, nachfragen
    Pos.MaterialMengePreisLieferterminBetrag RE
    BANFPOABWEREBANFPOABREBANFPOAB

    Rückfrageblatt

      Gescannte Belege und Fotos liest die KI als Bild, kostenlos bis 3 Seiten je Beleg. Die KI liest nur aus, abgeglichen wird ohne KI nach festen Regeln. Keine Rechtsberatung, keine Buchung: Das Ergebnis ist ein Prüfblatt.

      03Was der Abgleich prüft

      An jeder Übergabe, Position für Position.

      Maßstab ist die Bestellung. Fehlt sie, wird der nächste Beleg zum Maßstab: Auftragsbestätigung, Bestellanforderung, Rechnung. So lässt sich jede Kombination abgleichen, etwa Anforderung gegen Rechnung oder Wareneingang gegen Rechnung. Fehlt ein Beleg, prüft der Abgleich mit den übrigen weiter und sagt, welcher Abgleich deshalb fehlt. Toleranzen für Preis, Menge, Termin und Budget stellen Sie selbst ein.

      1. Bestellanforderung gegen BestellungVerweist die Bestellung auf die richtige BANF, war die BANF freigegeben, und wurde erst nach der Freigabe bestellt? Dazu Kostenstelle und Wunschlieferant.
      2. Mehr bestellt als angefordertMenge der Bestellung über der Anforderung, Preis über dem Schätzpreis plus Budgettoleranz, Liefertermin nach dem Wunschtermin. Positionen ohne Anforderung und angeforderte, aber nicht bestellte Positionen.
      3. Bestellung gegen AuftragsbestätigungMenge, Preis je Preiseinheit, Liefertermin, Zahlungsziel, Incoterms und Währung. Keine Auftragsbestätigung stimmt von selbst: Jede Abweichung bekommt eine Rückfrage.
      4. Bestellung gegen WareneingangAngenommene Menge gegen bestellte Menge, Teillieferungen und fehlende Wareneingänge.
      5. 2-Wege und 3-Wege mit der RechnungRechnungspreis gegen Bestellpreis, berechnete Menge gegen bestellte und angenommene Menge, Betrag gegen Menge mal Preis, Summe gegen Positionen, fehlende Bestellnummer auf der Rechnung.
      6. ZahlungsschutzDie Rechnung neben dem Kreditorenstamm: neue Bankverbindung, unbekannte USt-IdNr., ruhender oder gesperrter Kreditor. Den Stamm laden Sie als CSV dazu, er bleibt in Ihrem Browser.

      04Im Verbund · Eingaben

      Vier Prüfer, eine Kette.

      Der Belegabgleich prüft eine Beschaffung von der Anforderung bis zur Rechnung. Den Kreditorenstamm für den Zahlungsschutz bereitet das Stammdaten-Röntgen vor. Der Abgleich von Wareneingang und Rechnung, im SAP-Deutsch GR/IR, ist hier schon enthalten. Was danach noch hängt, läuft in die Skontofrist: Dort übernimmt der Skonto-Radar.

      1. Liefert BereinigungslisteStammdaten-RöntgenWelcher Lieferant ist doppelt, lückenhaft oder auffällig?
      2. HierBelegabgleichPassen Anforderung, Bestellung, Bestätigung, Wareneingang und Rechnung zusammen?
      3. Liefert UmroutungslisteFreigabematrix-PrüferWer darf freigeben, und ist er noch da?
      4. Liefert Zahllauf und WiedervorlageSkonto-RadarWelches Skonto verfällt, und wer rettet es?
      Eingaben: Belegabgleich
      FachPflichtFormat
      BestellanforderungoptionalPDF, Foto oder Text
      BestellungoptionalPDF, Foto oder Text
      AuftragsbestätigungoptionalPDF, Foto oder Text
      Wareneingang oder LieferscheinoptionalPDF, Foto oder Text
      RechnungoptionalPDF, Foto oder Text
      KreditorenstammoptionalCSV: nr, name, ustid, iban, land, letzte_zahlung, gesperrt

      Mindestens zwei Belege, in beliebiger Kombination. Kostenlos liest AICTIONBOT™ bis 3 Seiten je Beleg, mit der Werkbank-Lizenz auch lange Belege.

      Aus dem Archiv, anonymisiert: In einer Stichprobe stimmte keine von 100 Auftragsbestätigungen in allen Feldern mit der Bestellung überein. Ein einziges Projekt zählte rund 130.000 Ausnahme-Vorgänge in der Rechnungsprüfung. Über zwei Drittel der Betrugsfälle einer Auswertung begannen mit einer Mail zur neuen Bankverbindung.

      05Fragen und Antworten

      Was Betriebe uns am häufigsten fragen.

      Welche Belege brauche ich?

      Mindestens zwei, in beliebiger Kombination: etwa Anforderung gegen Rechnung, Auftragsbestätigung gegen Rechnung oder Wareneingang gegen Rechnung. Je mehr Belege, desto mehr Abgleiche: mit der Bestellanforderung die Anforderung, mit der Auftragsbestätigung die AB-Prüfung, mit der Rechnung der 2-Wege- und mit dem Wareneingang der 3-Wege-Abgleich.

      Was macht die KI, und was nicht?

      Die KI liest die Belege aus und übernimmt nur Werte, die dort stehen. Fehlt ein Wert, bleibt das Feld leer. Abgeglichen wird ohne KI nach festen Regeln, deshalb sieht jede Abweichung gleich aus, egal wer prüft.

      Werden meine Belege gespeichert?

      Nein. Sie werden nur für diesen Abgleich gelesen und danach verworfen. Der Kreditorenstamm für den Zahlungsschutz verlässt Ihren Browser gar nicht. Sie brauchen kein Konto.

      Kann ich auch Scans und Fotos laden?

      Ja. PDFs ohne Textebene und Fotos liest AICTIONBOT™ als Bild. Prüfen Sie markierte Werte trotzdem immer am Original.

      Was kostet der Abgleich?

      Drei KI-Auswertungen am Tag sind kostenlos, ein Abgleich zählt als eine. Die Werkbank-Lizenz für 14,99 € netto im Monat oder 149 € netto im Jahr hebt das Tageslimit auf und liest lange Belege. Sie testen sie 7 Tage kostenlos, ohne Karte.

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      AICTIONBOT™ liest Ihre Belege aus, der Abgleich selbst rechnet ohne KI nach festen Regeln. Ohne Konto, die Belege werden nur für diesen Abgleich gelesen und danach verworfen. Eine Auswertung zählt als eine der drei kostenlosen KI-Auswertungen am Tag.

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      Ratgeber von Dario Kulić, KULIC Advisory, Köln. Zwanzig Jahre Einkauf in großen Häusern. Keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand: Oktober 2026.