01Ratgeber · Rechnung prüfen
AICTIONBOT™ · Ratgeber
Rechnung prüfen: gegen Bestellung und Lieferschein abgleichen, bevor Sie zahlen.
Die Rechnung kommt, die Summe sieht plausibel aus, die Freigabe geht durch. Ob die Menge stimmt, der Preis zur Bestellung passt und nichts berechnet wurde, was nie bestellt war, prüft im Alltag selten jemand. Dieser Ratgeber zeigt, wie Sie Rechnung, Bestellung und Lieferschein abgleichen. Das Nachrechnen übernimmt der Rechnungs-Detektiv.
Drei Prüfungen am Tag kostenlos, ohne Konto. Rechnung und Bestellung werden nur für die Prüfung gelesen und danach verworfen. Keine Steuerberatung.
02Jetzt prüfen · Rechnung, Bestellung, Wareneingang
Alle zehn Werkzeuge in voller Kraft: Diese Rechnung einmal prüfen mit dem Einzelprüfung für 1,99 € netto (ein Werkzeug, eine Auswertung) oder dem Tagespass für 3,99 € netto (24 Stunden, alle zehn Werkzeuge, kein Abo) oder 7 Tage kostenlos testen, nur mit E-Mail.
03Sechs Prüfpunkte
Darauf prüfen Sie jede Rechnung.
Der Rechnungs-Detektiv geht genau diese Punkte durch, Position für Position.
- Menge gegen LieferscheinBerechnet werden darf, was geliefert wurde. Legen Sie den Lieferschein daneben: Fehlende oder beschädigte Stücke gehören nicht auf die Rechnung. Im Werkzeug tragen Sie den Wareneingang ein, zum Beispiel „40 Stück geliefert, 2 beschädigt“.
- Preis gegen BestellungJede Position zum vereinbarten Preis aus Bestellung, Angebot oder Vertrag. Kleine Abweichungen je Stück summieren sich über das Jahr.
- Nicht bestellte PositionenZuschläge, Fracht, Pauschalen oder Zusatzleistungen, die nicht vereinbart waren, klären Sie, bevor Sie zahlen. Ebenso Bestelltes, das gar nicht berechnet wurde: Dann kommt es oft später.
- Rechnung nachrechnenErgibt die Summe der Positionen den Nettobetrag, Netto mal Steuersatz die Steuer und Netto plus Steuer den Bruttobetrag?
- Pflichtangaben nach § 14 UStGRechnungsnummer, Rechnungsdatum, Steuernummer oder USt-IdNr., Leistungszeitpunkt, Steuersatz, Netto- und Bruttobetrag. Fehlt eine Angabe, bitten Sie um eine berichtigte Rechnung und klären Fragen mit Ihrer Steuerberatung.
- Fälligkeit und SkontoWann ist die Rechnung fällig, gibt es Skonto, bis wann? Wer vor Ablauf der Skontofrist prüft, verliert keinen Abzug, nur weil eine Rückfrage offen ist.
04Vorgehen
So läuft die Rechnungsprüfung im Betrieb.
- Schriftlich bestellen: Ohne Bestellung, Angebot oder Vertrag fehlt der Maßstab. Halten Sie Menge und Preis fest, bevor Sie bestellen.
- Lieferschein beim Wareneingang prüfen: Zählen, Schäden notieren, abzeichnen. Diese Notiz ist später Ihr Beleg.
- Rechnung, Bestellung und Wareneingang zusammen prüfen: Laden Sie Rechnung und Bestellung oder Vertrag hoch und tragen Sie den Wareneingang ein. Der Detektiv gleicht Position für Position ab und empfiehlt: freigeben, klären oder zurückweisen.
- Rückfrage sofort schicken: Der Detektiv schreibt die Rückfrage an den Lieferanten, zum Kopieren oder als E-Mail. Je früher sie rausgeht, desto leichter die Korrektur.
- Grenzen kennen: Der Detektiv ist eine Prüfhilfe auf Basis Ihrer Unterlagen, keine Steuerberatung. Die Freigabe erfolgt nach Ihren internen Regeln.
05Fragen und Antworten
Was Betriebe uns am häufigsten fragen.
Was prüft der Rechnungs-Detektiv?
Er gleicht die Rechnung Position für Position mit Bestellung oder Vertrag ab, Menge und Preis, rechnet Summe, Steuer und Brutto nach, prüft die Pflichtangaben nach § 14 UStG, nennt Fälligkeit und Skonto und empfiehlt: freigeben, klären oder zurückweisen. Dazu schreibt er die Rückfrage an den Lieferanten.
Kann ich auch den Lieferschein abgleichen?
Ja. Tragen Sie die gelieferte Menge laut Lieferschein in das Feld Wareneingang ein, zum Beispiel „40 Stück geliefert, 2 beschädigt“. Der Detektiv stellt dann je Position bestellt, geliefert und berechnet gegenüber.
Welche Unterlagen kann ich hochladen?
Die Rechnung als PDF oder Foto, oder Sie fügen den Text ein. Die Bestellung oder den Vertrag können Sie dazulegen. Kostenlos liest AICTIONBOT™ bis 3 Seiten je Dokument, mit der Werkbank-Lizenz auch lange Dokumente.
Werden Rechnung und Bestellung gespeichert?
Nein. Beide werden nur für diese Prüfung gelesen und danach verworfen. Sie brauchen kein Konto.
Ist das eine Steuerberatung?
Nein. Der Rechnungs-Detektiv ist eine Prüfhilfe auf Basis der bereitgestellten Unterlagen. Steuerliche Fragen klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, die Freigabe erfolgt nach Ihren internen Regeln.
Was passiert, wenn die drei Prüfungen verbraucht sind?
Dann erhalten Sie eine lokale Prüfung ohne KI: Sie sucht nach Pflichtangaben und Beträgen. Für den Abgleich je Position braucht es die KI.
Was kostet die Prüfung?
Drei KI-Auswertungen am Tag sind kostenlos. Die Werkbank-Lizenz für 14,99 € im Monat oder 149 € im Jahr hebt das Tageslimit auf und liest lange Dokumente. Sie testen sie 7 Tage kostenlos, ohne Karte. Für einen einzelnen Fall gibt es die Einzelprüfung für 1,99 € netto (ein Werkzeug, eine Auswertung) oder den Tagespass für 3,99 € netto, 24 Stunden lang.
Jetzt prüfen
Prüfen Sie, bevor Sie zahlen.
Rechnung hochladen, Bestellung dazu, Ergebnis mit Empfehlung, Abweichungen und fertiger Rückfrage. Drei Prüfungen am Tag kostenlos.
Rechnung jetzt prüfenGehört zur AICTIONBOT™ Werkbank
Neun weitere Werkzeuge sind dabei.
Preiserhöhungen gegen amtliche Zahlen prüfen, Angebote vergleichen, Verträge auf Klauseln und Fristen prüfen, Lieferanten gegen Sanktionslisten prüfen und mehr. Kostenlos im Browser, als Windows-App, als Mac-App und auf dem iPhone.
Ratgeber von Dario Kulić, KULIC Advisory, Köln. Zwanzig Jahre Einkauf in großen Häusern. Keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand: Oktober 2026.