01Ratgeber · Freigabematrix prüfen
AICTIONBOT™ · Ratgeber
Freigabematrix prüfen: Wer gibt frei, obwohl er längst nicht mehr da ist?
Ihre Freigabematrix kennt Leute, die seit einem Jahr nicht mehr im Haus sind, Vertretungen, die selbst gegangen sind, und Limits mit Lücken dazwischen. Solange keine Rechnung dort landet, fällt es niemandem auf. Der Freigabematrix-Prüfer legt Matrix und Personalliste nebeneinander und findet die Stellen, an denen die nächste Freigabe ins Leere läuft.
Kostenlos, ohne Konto, ohne KI und ohne Tageslimit. Ihre Tabellen bleiben in Ihrem Browser, nichts wird hochgeladen oder gespeichert.
02Jetzt prüfen · Matrix, Personal, offene Freigaben
AICTIONBOT™ Werkbank · ohne KI · im Browser
Freigabematrix-Prüfer
Ergebnis: Befunde je Zeile, die Matrix mit Ampel, eine Bereinigungsliste und die Umroutungsliste, zum Kopieren oder als CSV. Mit „Beispieldaten laden“ sehen Sie das Ergebnis sofort, ohne eigene Datei.
Freigabematrix Pflicht
Personal und Rollen Pflicht
Offene Freigaben optional · Verbund
Befunde in der Matrix
Umroutungsliste Verbund mit offenen Freigaben
Jede offene Freigabe läuft gegen die Matrix und die Personalliste: Wartet sie bei jemandem, der gegangen ist, abwesend ist, keine Rolle hat oder über seinem Limit liegt?
| Beleg | Bereich | Betrag | wartet bei | seit | Ergebnis | Problem | neu an |
|---|
Die Matrix, Zeile für Zeile
| Bereich | Stufe | System | Freigeber | von | bis | Vertretung | Ergebnis |
|---|
03Was der Prüfer findet
Darauf prüft er jede Zeile der Matrix.
Jede Stufe läuft gegen die Personalliste und gegen die Nachbarstufen. Stopp heißt: Die Freigabe läuft ins Leere. Prüfen heißt: Lücke oder Risiko.
- Ausgeschiedener FreigeberSteht laut Personalliste ein Austritt in der Vergangenheit, landet jede Freigabe dieser Stufe bei niemandem. Stopp, Freigeber ersetzen.
- Vertretung ausgeschieden oder unbekanntDie Vertretung ist gegangen, steht nicht in der Personalliste oder ist der Freigeber selbst. Dann gibt es im Ernstfall keine.
- Abwesend ohne VertretungFreigeber abwesend bis zu einem Datum nach dem Stichtag, keine Vertretung eingetragen. Für diesen Zeitraum steht die Stufe.
- Freigeber ohne SystemrolleDie Person steht in der Matrix, hat im System aber keine Rolle. Die Freigabe kommt bei ihr nie an.
- Limitlücke und überlappende LimitsZwischen zwei Stufen fehlt ein Betragsbereich, oder zwei Stufen gelten für denselben Betrag. Dann entscheidet der Zufall, wer freigibt.
- Eine Person auf mehreren StufenWer die Bestellung auf Stufe 1 und Stufe 2 freigibt, prüft sich selbst. Für die höhere Stufe eine andere Person festlegen.
- Limits je System verschiedenDerselbe Bereich hat in zwei Systemen verschiedene Limits. Eine Quelle der Wahrheit festlegen und alle Systeme daraus pflegen.
- Ein Kopf für vielesEine Person trägt viele Bereiche. Fällt sie aus, steht viel auf einmal. Vertretungen für diese Person besonders absichern.
04Im Verbund · Eingaben
Drei Prüfer, eine Kette.
Legen Sie die offenen Freigaben aus Ihrem System dazu, prüft der Prüfer jede einzelne: Wartet sie bei jemandem, der gegangen ist, abwesend ist, keine Rolle hat oder über seinem Limit liegt? Daraus wird die Umroutungsliste mit dem Namen, an den die Freigabe jetzt gehört. Diese Liste liest der Skonto-Radar unverändert als Klärfälle, und dieselbe Personalliste nutzt das GR/IR-Röntgen.
- HierFreigabematrix-PrüferWer darf freigeben, und ist er noch da?
- Liefert NachfasslisteGR/IR-RöntgenWelche Rechnung hängt am fehlenden Wareneingang?
- Liefert Zahllauf und WiedervorlageSkonto-RadarWelches Skonto verfällt, und wer rettet es?
| Fach | Pflicht | Spalten |
|---|---|---|
| Freigabematrix | Pflicht | bereich, stufe, freigeber, limit_von, limit_bis, vertreter, system |
| Personal und Rollen | Pflicht | person, status, austritt, abwesend_bis, systemrolle |
| Offene Freigaben | optional | beleg, bereich, betrag, wartet_bei, seit, system |
CSV mit Semikolon, Komma oder Tab, oder Excel. Gängige andere Spaltennamen werden erkannt.
Aus dem Archiv, anonymisiert und gerundet: 28 Befunde zu Freigaben und Entscheidungsrechten. Ein Freigeber ohne Zugang blockierte rund 70 Bedarfsträger, Freigaben liefen rund 45 Tage, ein Lieferant fasste in acht Tagen dreimal nach.
05Fragen und Antworten
Was Betriebe uns am häufigsten fragen.
Woher bekomme ich die Freigabematrix?
Aus Ihrem ERP oder Ihrem Freigabe-Workflow als Export, oder aus der Excel-Datei, in der die Matrix gepflegt wird. Der Prüfer liest CSV mit Semikolon, Komma oder Tab und Excel. Spaltennamen erkennt er auch unter gängigen anderen Bezeichnungen.
Werden meine Tabellen hochgeladen?
Nein. Der Prüfer rechnet vollständig in Ihrem Browser. Nichts wird an einen Server geschickt oder gespeichert. Sie brauchen kein Konto.
Braucht der Prüfer KI?
Nein. Er arbeitet nach festen Regeln und liefert bei denselben Daten immer dasselbe Ergebnis. Deshalb gibt es auch kein Tageslimit.
Ändert der Prüfer etwas in meinem System?
Nein. Das Ergebnis ist ein Prüfblatt. Umrouten und Matrix bereinigen machen Sie in Ihrem System, nach Ihren internen Regeln.
Was kostet der Prüfer?
Nichts. Der Freigabematrix-Prüfer ist kostenlos, ohne Konto und ohne Tageslimit.
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