Conciliação de documentosA IA lê · regras fixas decidem
Conciliação de documentos: requisição, pedido, confirmação, recebimento de mercadorias e fatura batem entre si?
AICTIONBOT™Uma compra deixa cinco documentos para trás. Eu os coloco lado a lado e verifico cada passagem de um para o outro.
O AICTIONBOT™ lê os seus documentos; a conciliação em si roda sem IA, com regras fixas. Sem conta: os documentos são lidos apenas para esta conciliação e descartados em seguida. Cada execução conta como uma das três avaliações de IA grátis por dia.
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- Requisição, pedido, confirmação
- Recebimento de mercadorias, fatura
Sai
- Quatro vereditos, até a conciliação de 3 vias
- O guardião de pagamento
- Uma folha de consultas pronta para fornecedor e requisitante
02Conciliar agora · PR, PO, OC, recebimento de mercadorias, fatura
AICTIONBOT™ Workbench · a IA lê, as regras conciliam
Conciliação de documentos
Resultado: quatro vereditos (requisição, verificação da OC, 2 vias, 3 vias), o guardião de pagamento, dados de cabeçalho e itens lado a lado com semáforo e uma folha de consultas pronta para fornecedor e requisitante. Ao abrir a página, documentos de exemplo fictícios já estão conciliados, para você ver o resultado na hora.
Requisição de compra PR
Pedido de compra PO
Confirmação do pedido OC
Recebimento de mercadorias ou nota de entrega GR
Fatura INV
Guardião de pagamento Ligado ao Raio X do cadastro de fornecedores
—A conciliação diz se os documentos batem entre si. O guardião de pagamento diz se o dinheiro vai para o fornecedor certo: ele coloca a fatura ao lado do cadastro de fornecedores.
Colunas do CSV: no, name, vat_id, iban, country, last_payment, blocked. O arquivo fica no seu navegador.
Dados de cabeçalho
| Campo | PR | PO | OC | GR | INV | Resultado |
|---|
Itens
| Item | Material | Quantidade | Preço | Data de entrega | Valor da fatura (INV) | |||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| PR | PO | OC | GR | INV | PR | PO | OC | INV | PR | PO | OC | |||
Folha de consultas
03O que a conciliação verifica
Em cada passagem, item por item.
O pedido de compra é a referência. Sem ele, o próximo documento vira a referência: confirmação do pedido, requisição, fatura. Assim, qualquer combinação pode ser conciliada, por exemplo requisição com fatura ou recebimento de mercadorias com fatura. Se faltar um documento, a conciliação continua com os outros e informa qual comparação ficou faltando por causa disso. Você mesmo define as tolerâncias de preço, quantidade, data e orçamento.
- Requisição versus pedidoO pedido se refere à requisição certa, a requisição foi aprovada e o pedido só foi feito depois da aprovação? Além disso, centro de custo e fornecedor solicitado.
- Mais pedido do que solicitadoQuantidade do pedido acima da requisição, preço acima do preço estimado mais a tolerância de orçamento, data de entrega depois da data solicitada. Itens sem requisição e itens solicitados que nunca foram pedidos.
- Pedido versus confirmação do pedidoQuantidade, preço por unidade de preço, data de entrega, condições de pagamento, Incoterms e moeda. Nenhuma confirmação de pedido passa sem verificação: cada divergência gera uma consulta.
- Pedido versus recebimento de mercadoriasQuantidade aceita versus quantidade pedida, entregas parciais e recebimentos de mercadorias que faltam.
- Conciliação de 2 e 3 vias com a faturaPreço da fatura versus preço do pedido, quantidade faturada versus quantidade pedida e aceita, valor versus quantidade vezes preço, total versus itens, número do pedido ausente na fatura.
- Guardião de pagamentoA fatura ao lado do cadastro de fornecedores: dados bancários novos, número de IVA desconhecido, fornecedor inativo ou bloqueado. Você acrescenta o cadastro em CSV, e ele fica no seu navegador.
04Na cadeia · entradas
Quatro verificadores, uma cadeia.
A Conciliação de documentos verifica uma compra da requisição até a fatura. O Raio X do cadastro de fornecedores prepara o cadastro para o guardião de pagamento. A conciliação entre recebimento de mercadorias e fatura (GR/IR) já faz parte dela. O que ainda ficar travado depois disso entra no prazo do desconto: é aí que o Radar de descontos assume.
- Entrega lista de correçõesRaio X do cadastro de fornecedoresQual fornecedor está duplicado, incompleto ou suspeito?
- AquiConciliação de documentosRequisição, pedido, confirmação, recebimento de mercadorias e fatura batem entre si?
- Entrega a lista de redirecionamentoVerificador de matriz de aprovaçãoQuem pode aprovar, e ainda está na empresa?
- Entrega lote de pagamento e acompanhamentoRadar de descontosQual desconto vence, e quem o salva?
| Entrada | Obrigatório | Formato |
|---|---|---|
| Requisição de compra | opcional | PDF, foto ou texto |
| Pedido de compra | opcional | PDF, foto ou texto |
| Confirmação do pedido | opcional | PDF, foto ou texto |
| Recebimento de mercadorias ou nota de entrega | opcional | PDF, foto ou texto |
| Fatura | opcional | PDF, foto ou texto |
| Cadastro de fornecedores | opcional | CSV: nr, name, ustid, iban, land, letzte_zahlung, gesperrt |
Pelo menos dois documentos, em qualquer combinação. Na versão gratuita, o AICTIONBOT™ lê até 3 páginas por documento; com a licença Workbench, também documentos longos.
Do arquivo, anonimizado: em uma amostra, nenhuma de 100 confirmações de pedido conferia com o pedido de compra em todos os campos. Um único projeto contou cerca de 130.000 casos de exceção na verificação de faturas. Mais de dois terços dos casos de fraude em uma análise começaram com um e-mail sobre novos dados bancários.
05Perguntas e respostas
O que as empresas mais nos perguntam.
De quais documentos eu preciso?
Pelo menos dois, em qualquer combinação: por exemplo requisição com fatura, confirmação do pedido com fatura ou recebimento de mercadorias com fatura. Quanto mais documentos, mais comparações: com a requisição, a verificação da requisição; com a confirmação do pedido, a verificação da OC; com a fatura, a conciliação de 2 vias; e com o recebimento de mercadorias, a de 3 vias.
O que a IA faz, e o que não faz?
A IA lê os documentos e só aproveita valores que estão impressos neles. Se faltar um valor, o campo fica vazio. A conciliação roda sem IA, com regras fixas, por isso cada divergência aparece da mesma forma, não importa quem verifica.
Meus documentos ficam armazenados?
Não. Eles são lidos apenas para esta conciliação e descartados em seguida. O cadastro de fornecedores para o guardião de pagamento nem sai do seu navegador. Você não precisa de conta.
Posso carregar documentos digitalizados e fotos?
Sim. O AICTIONBOT™ lê PDFs sem camada de texto e fotos como imagens. Mesmo assim, confira os valores marcados com o original.
Quanto custa a conciliação?
Três avaliações de IA por dia são grátis, e cada conciliação conta como uma. A licença Workbench por € 14,99 sem impostos por mês ou € 149 sem impostos por ano remove o limite diário e lê documentos longos. Você pode testá-la grátis por 7 dias, sem cartão.
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Guia de Dario Kulić, KULIC Advisory, Colônia. Vinte anos de compras em grandes empresas. Não constitui aconselhamento jurídico nem tributário. Última atualização: outubro de 2026.