01Guía · Revisión de facturas
AICTIONBOT™ · Guía
Revisión de facturas: concíliela con el pedido y el albarán antes de pagar.
Llega la factura, el total parece plausible, la aprobación sale adelante. Si la cantidad es correcta, si el precio coincide con el pedido y si no se ha cobrado nada que nunca se pidió rara vez se comprueba en el día a día. Esta guía muestra cómo conciliar factura, pedido y albarán. Los cálculos los hace el detective de facturas.
Tres revisiones al día gratis, sin cuenta. La factura y el pedido se leen solo para la revisión y después se descartan. No es asesoramiento fiscal.
02Revisar ahora · factura, pedido, recepción de mercancía
Las diez herramientas a pleno rendimiento: revise esta factura una vez con la comprobación única por 1,99 € sin IVA (una herramienta, un análisis) o con el pase de un día por 3,99 € sin IVA (24 horas, las diez herramientas, sin suscripción) o pruebe 7 días gratis, solo con su correo electrónico.
03Seis puntos de control
Revise estos puntos en cada factura.
El detective de facturas recorre exactamente estos puntos, línea por línea.
- Cantidad frente al albaránSolo se puede facturar lo que se ha entregado. Ponga el albarán al lado: los artículos que faltan o están dañados no deben figurar en la factura. En la herramienta introduce la recepción de mercancía, por ejemplo «40 unidades entregadas, 2 dañadas».
- Precio frente al pedidoCada línea al precio acordado en el pedido, la oferta o el contrato. Las pequeñas desviaciones por unidad se acumulan a lo largo del año.
- Líneas que no se pidieronLos recargos, portes, tarifas planas o servicios adicionales que no se acordaron se aclaran antes de pagar. Lo mismo vale para los artículos pedidos que no se facturaron en absoluto: a menudo llegan después.
- Comprobar los cálculos¿La suma de las líneas es igual al importe neto, el neto por el tipo impositivo igual al impuesto, y el neto más el impuesto igual al importe bruto?
- Contenido obligatorio de la facturaNúmero de factura, fecha de factura, número fiscal o de IVA, fecha de entrega o de prestación del servicio, tipo impositivo, importe neto y bruto. Si falta algo, pida una factura rectificada y lleve las cuestiones fiscales a su asesor fiscal.
- Vencimiento y descuento por pronto pago¿Cuándo vence la factura, hay descuento y hasta cuándo? Revisar antes de que termine el plazo del descuento significa que no lo pierde solo porque haya una consulta abierta.
04Enfoque
Cómo funciona la revisión de facturas en su empresa.
- Pida por escrito: sin pedido, oferta o contrato no hay referencia. Fije la cantidad y el precio antes de pedir.
- Revise el albarán en la recepción de mercancía: cuente, anote los daños, firme. Esa nota será después su prueba.
- Revise juntos la factura, el pedido y la recepción de mercancía: suba la factura y el pedido o el contrato e introduzca la recepción de mercancía. El detective concilia línea por línea y recomienda: aprobar, aclarar o rechazar.
- Envíe la consulta de inmediato: el detective redacta la consulta al proveedor, para copiar o como correo electrónico. Cuanto antes salga, más fácil será la corrección.
- Conozca los límites: el detective es una ayuda de revisión basada en sus documentos, no asesoramiento fiscal. La aprobación sigue sus normas internas.
05Preguntas y respuestas
Lo que más nos preguntan las empresas.
¿Qué revisa el detective de facturas?
Concilia la factura línea por línea con el pedido o el contrato, en cantidad y precio, comprueba el total, el impuesto y el importe bruto, revisa el contenido obligatorio de la factura, muestra el vencimiento y el descuento por pronto pago y recomienda: aprobar, aclarar o rechazar. Además, redacta la consulta al proveedor.
¿Puedo conciliar también el albarán?
Sí. Introduzca la cantidad entregada según el albarán en el campo de recepción de mercancía, por ejemplo «40 unidades entregadas, 2 dañadas». El detective muestra entonces lo pedido, lo recibido y lo facturado en cada línea.
¿Qué documentos puedo subir?
La factura en PDF o en foto, o pega usted el texto. Puede añadir el pedido o el contrato. En la versión gratuita, AICTIONBOT™ lee hasta 3 páginas por documento; con la licencia Workbench, también documentos largos.
¿Se guardan la factura y el pedido?
No. Ambos se leen solo para esta revisión y después se descartan. No necesita ninguna cuenta.
¿Es esto asesoramiento fiscal?
No. El detective de facturas es una ayuda de revisión basada en los documentos aportados. Lleve las cuestiones fiscales a su asesor fiscal; la aprobación sigue sus normas internas.
¿Qué ocurre cuando se agotan las tres revisiones?
Obtiene una revisión local sin IA: busca el contenido obligatorio y los importes. La conciliación línea por línea necesita la IA.
¿Cuánto cuesta la revisión?
Tres análisis con IA al día son gratuitos. La licencia Workbench por 14,99 € sin IVA al mes o 149 € sin IVA al año elimina el límite diario y lee documentos largos. Puede probarla gratis durante 7 días, sin tarjeta. Para un caso puntual existe la comprobación única por 1,99 € sin IVA (una herramienta, un análisis) o el pase de un día por 3,99 € sin IVA, válido durante 24 horas.
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Guía de Dario Kulić, KULIC Advisory, Colonia. Veinte años de compras en grandes empresas. No es asesoramiento jurídico ni fiscal. Última actualización: octubre de 2026.