Vérifiez votre matrice d’approbation : qui approuve alors qu’il est parti depuis longtemps ?

02Vérifier maintenant · matrice, personnel, approbations en attente

03Ce que l’outil détecte

Chaque niveau est confronté à la liste du personnel et aux niveaux voisins. « Stop » signifie que l’approbation tombe dans le vide. « À vérifier » signale une lacune ou un risque.

1. L’approbateur est partiSi la liste du personnel indique une date de départ passée, chaque approbation de ce niveau n’aboutit chez personne. Stop : remplacez l’approbateur.
2. Suppléant parti ou inconnuLe suppléant est parti, ne figure pas dans la liste du personnel ou est l’approbateur lui-même. Il n’y a alors personne quand cela compte.
3. Absent sans suppléantApprobateur absent jusqu’à une date postérieure à la date de référence, aucun suppléant saisi. Le niveau est à l’arrêt pendant cette période.
4. Approbateur sans rôle dans le systèmeLa personne figure dans la matrice mais n’a aucun rôle dans le système. L’approbation ne lui parvient jamais.
5. Trou entre plafonds et plafonds qui se chevauchentUne tranche de montants manque entre deux niveaux, ou deux niveaux s’appliquent au même montant. C’est alors le hasard qui décide qui approuve.
6. Une personne sur plusieurs niveauxQui approuve la commande au niveau 1 et au niveau 2 se contrôle lui-même. Désignez une autre personne pour le niveau supérieur.
7. Plafonds différents selon le systèmeLe même domaine a des plafonds différents dans deux systèmes. Définissez une source de référence unique et alimentez tous les systèmes à partir d’elle.
8. Une seule tête pour beaucoup de chosesUne personne porte de nombreux domaines. Si elle est absente, beaucoup de choses s’arrêtent d’un coup. Prévoyez des suppléants en priorité pour cette personne.

04Dans la chaîne · entrées

Si vous ajoutez les approbations en attente de votre système, l’outil vérifie chacune d’elles : attend-elle chez quelqu’un qui est parti, qui est absent, qui n’a pas de rôle ou qui dépasse son plafond ? Il en résulte la liste de réaffectation, avec le nom de la personne à qui l’approbation revient désormais. Le Radar des escomptes lit cette liste telle quelle comme points en suspens.

1. Fournit la liste de nettoyageRadiographie des données fournisseursQuel fournisseur est en double, incomplet ou suspect ?
2. Fournit une fiche de questions par pièceRapprochement des piècesDemande d’achat, commande, confirmation, réception des marchandises et facture concordent-elles ?
3. IciContrôle de la matrice d’approbationQui peut approuver, et cette personne est-elle encore là ?
4. Fournit la campagne de paiement et la relanceRadar des escomptesQuel escompte expire, et qui le sauve ?

CSV avec point-virgule, virgule ou tabulation, ou Excel. Les noms de colonnes alternatifs courants sont reconnus, en anglais et en allemand.

Tiré des archives, anonymisé et arrondi : 28 constats sur les approbations et les droits de décision. Un approbateur sans accès bloquait environ 70 demandeurs, les approbations prenaient environ 45 jours, un fournisseur a relancé trois fois en huit jours.

NOUVEAU Aussi pour votre matrice RASCI : Contrôle RASCI, avec la même liste du personnel.

05Questions et réponses

Guide de Dario Kulić, KULIC Advisory, Cologne. Vingt ans d’achats dans de grandes entreprises. Ceci n’est pas un conseil juridique ou fiscal. Dernière mise à jour : octobre 2026.